Nous voici parvenus à la fin du projet décrivant une pointeuse automatique par transpondeurs.
Après le côté "hardware" pour lequel nous avons rédigé trois articles, nous ne pouvions pas faire l'économie du côté "software" : le programme de gestion. Sans lui, notre système serait incomplet.
Avec ce programme, réalisé en Visual Basic, il est possible de télécharger et de traiter les données mémorisées dans l’unité de lecture. C'est la solution la plus simple pour obtenir, pour tous les collaborateurs, l’impression complète des heures travaillées, des heures supplémentaires, des retards,…
Avant que nous ne rentrions de plein pied dans l'analyse du programme, nous vous conseillons de relire le paragraphe "Pour se rafraîchir la mémoire ", publié dans le précédent numéro (ELM numéro 13, pages 46 et 47).
Le programme de gestion du système
Le programme de gestion permet de décharger les données de l’unité de lecture, afin de les écrire sur le disque dur d'un ordinateur PC. Ceci fait, il sera alors possible d’effectuer toutes les opérations souhaitées, impressions comprises.
Le programme, bien que pourvu de nombreuses options, est très simple à utiliser. Même les personnes peu familiarisées à l’utilisation d’un PC n’éprouveront aucune difficulté.
L’installation du programme ne présente pas de difficultés particulières car il est fourni sur un CD fonctionnant en installation automatique.
Le programme ne prévoit évidemment pas toutes les situations possibles, car elles sont innombrables. Toutefois les solutions qu'il propose couvriront la grande majorité des cas.
Le programme de gestion, est fourni avec l’interface pour PC (FT325) car, sans ce matériel, il ne présente aucun intérêt.
Même la section du traitement des données ne peut pas "tourner" de manière autonome du fait que l’acquisition des données ne peut se faire que par voie radio. Avant de charger et de mettre en service le programme, il faut vérifier les paramètres de votre PC et indiquer la virgule (,) comme séparateur décimal et le point (.) comme symbole de regroupement des chiffres.
Pour vérifier et éventuellement modifier ces paramètres, il faut sélectionner : dans le menu Démarrer, Paramètres, Panneau de configuration, Paramètres régionaux, Nombres.
Comme on peut le voir dès le premier menu, le programme peut être subdivisé en deux blocs principaux : GESTION LECTEUR et TRAITEMENT DONNÉES.
Gestion de l’unité de lecture et déchargement des données
Après avoir sélectionné la première option, il faut renseigner les paramètres de la liaison série en sélectionnant le port utilisé et la vitesse de transmission à 19200 bauds.
A ce point, nous pouvons également vérifier, et éventuellement modifier, les paramètres relatifs à la date et à l’heure.
Nous pouvons aussi vérifier le nombre de passages mémorisés en activant la fonction : "Etat mémoire".
La possibilité de modifier à tout instant l’heure de l’unité de lecture (utilisée pour les pointages) permet d'obtenir la précision maximale du système.
Dans cette phase, il convient aussi de vérifier les fonctions "Blocage unité lecture" et "Déblocage unité lecture" en contrôlant que sur l’afficheur la même inscription apparaît.
Nous pouvons ainsi commencer le processus de mémorisation des cartes à transpondeur en cliquant sur la fonction relative à cette opération : "Nouvelle carte".
Rappelons que chaque carte possède un code unique. En d’autres termes, il ne peut exister deux cartes avec un code identique.
Après avoir activé cette fonction, sur l’afficheur apparaît le message "Insérer la carte)". Nous disposons alors de 30 secondes pour approcher la carte du capteur.
Le nom du collaborateur correspondant à la carte doit être rentré au clavier du PC. Dans ce mode, le système associe aux codes des transpondeurs lus, les noms des collaborateurs. Par la suite, les noms pourront être modifiés ou effacés. Après l’affectation des cartes aux différents collaborateurs, le système est opérationnel.
Après quelques jours, nous pourrons effectuer le déchargement des données mémorisées dans l’unité de lecture en utilisant la commande appropriée "Déchargement données". Les données sont alors transférées dans le PC et sont disponibles pour le premier traitement.
Un "thermomètre" défile, visualisant l’état du transfert des données.
En cas d’erreur, la trame est retransmise jusqu’à ce que la transmission soit correcte.
Le système effectue 30 tentatives avant de bloquer le transfert et signale l’impossibilité de poursuivre l’opération.
Il est important de noter que malgré le déchargement des données, celles-ci ne sont pas éliminées de l’unité de lecture.
Pour les effacer, il faut cliquer sur le bouton "Effacement mémoire".
Toutefois, avant d’effectuer cette opération, il est conseillé d'entrer dans le menu de traitement des données, d’effectuer toutes les corrections éventuelles et de sauvegarder le fichier dans l’archivage historique.
Gestion et correction des erreurs
Pour la gestion des informations, deux archivages sont utilisés : l’archivage temporaire (où aboutissent les données à peine déchargées) et l’archivage historique (sur lequel il n’est plus possible d’intervenir), utilisé pour les impressions et pour les rapports.
L’archivage temporaire nous permet de corriger les éventuelles erreurs et d’apporter des modifications aux données déchargées.
Une fois cette phase complètement terminée, nous pouvons transférer les données dans l’archivage historique et, à ce moment seulement, effectuer une remise à zéro de la mémoire de l’unité de lecture.
Il faut noter, qu’il n’est pas possible d’effectuer un déchargement si les données de la mémoire temporaire n'ont pas été transférées vers la mémoire historique.
Le programme dispose d’une procédure pour la correction des erreurs les plus évidentes: un transpondeur non codé, un nombre disparate de passages, etc. Pour la correction, diverses options existent qui rendent cette procédure très simple.
Les encadrés "Gestion des erreurs" et “Correction des erreurs” mettent en évidence quelques menus utilisés pour ces fonctions.
En pratique, sur la base des erreurs mises en évidence par le système, nous devons apporter les modifications nécessaires. Si, par exemple, le programme nous demande de contrôler les mouvements de tel collaborateur pour un jour déterminé, nous pouvons facilement nous rendre compte que la personne a probablement oublié de pointer à l’entrée ou à la sortie.
En utilisant le menu "Insertion mouvements", nous pouvons écrire manuellement l’heure manquante avec l’index approprié (entrée ou sortie).
De manière analogue, si un collaborateur a pointé deux fois au même moment ou bien a pointé en entrée et en sortie au même moment, il est possible d’effectuer la correction avec une extrême simplicité. Il est même possible de changer le code d’un collaborateur pour le cas où celui-ci aurait perdu son transpondeur.
Avec la commande "Déchargement données" le programme effectue le transfert de toutes les données mémorisées dans l’unité de lecture vers l’archivage temporaire du PC. On notera que les mouvements du dernier jour ne sont pas pris en compte si le transfert est effectué durant les horaires de travail car les données sont évidemment incomplètes.
Ces informations sont donc “gelées” et ajoutées aux données du prochain déchargement.
Une fois les corrections des erreurs terminées et avant d'effectuer le transfert dans l’archivage historique, le programme procède à une dernière vérification des données et au signalement d’éventuelles erreurs résiduelles.
Certains que notre fichier ne comporte plus aucune erreur, nous pouvons procéder à la remise à zéro de la mémoire de l’unité de lecture et transférer les données dans l’archivage historique.
Avant tout, il faut définir comment gérer les horaires de travail, adopter un horaire flexible ou bien fixe. Il faut aussi définir les écarts pour les retards et ceux concernant les heures supplémentaires.
Gestion des erreurs
Correction des erreurs
Options de fonctionnement des horaires de travail
Notre programme, dans le cadre de l’horaire de travail, permet deux possibilités : horaire fixe ou horaire flexible.
Dans le premier cas, il existe un horaire de travail bien déterminé et les collaborateurs sont tenus de le respecter.
Si, par exemple, l’horaire prévoit l’entrée à 8 heures 30 et que le collaborateur arrive à 8 heures 40, le retard est consigné par la perte d’un quart d’heure ou d’une demi-heure même si le retard n'est que de 10 minutes sur l’horaire prévu.
Dans le cas d’un horaire flexible, même si un horaire précis de travail est prévu, si le collaborateur entre avec 10 minutes de retard, mais sort 10 minutes après la fin du travail, le retard n’est pas signalé. Il suffit que le collaborateur soit présent à son poste de travail durant le nombre d’heures légal.
Le programme prévoit aussi la possibilité de choisir, en cas de retard, après combien de minutes “tombe” la sanction ainsi que l'importance de celle-ci.
En d’autres termes, si l’on fixe une tolérance de 5 minutes et si l’on prévoit une sanction de 30 minutes en cas de retard, l’employé qui entre à 8,36 au lieu de 8,30 verra sa feuille de paye amputée d’une demi-heure.
La valeur du temps défalqué peut être sélectionnée par pas de 15 minutes (15, 30, 60 minutes etc.) Par contre, pour le retard toléré, il est possible de sélectionner une valeur quelconque, avec un minimum d’une minute.
Ce menu permet également de définir la période minimale après laquelle le crédit des heures supplémentaires est déclenché (il faut pour cela que le temps de travail imposé soit atteint ou dépassé).
En d’autres termes, il est possible de définir si le crédit pour les heures supplémentaires est déclenché au terme du dépassement d’un quart d’heure, d'une demi-heure ou d’une heure.
Ces précisions sont extrêmement importantes du fait que, lors du transfert de l’archivage temporaire à l’archivage historique, les horaires effectifs d’entrée et de sortie sont transformés en heures travaillées avec addition des heures supplémentaires et soustraction des périodes de retard.
Dans l’élaboration de ces transformations, le programme tient compte des paramètres sélectionnés.
En pratique, si nous allons voir les données relatives à un collaborateur défini et ce pour un jour quelconque, nous découvrons qu'il a travaillé 8 heures plus une demi-heure supplémentaire ou bien seulement 7 heures et trois quarts d'heure car il est arrivé en retard et ainsi de suite.
Gestion des horaires
Gestion de l’archivage historique
Les menus relatifs à l’archivage historique sont donnés dans l'encadré "Gestion de l'archivage historique".
Le programme prévoit la possibilité (notes de gestion) d’ajouter pour n’importe quel jour et pour n’importe quel nom une annotation (maximum 5 caractères) pour signaler les jours fériés éventuels, les arrêts maladie, les congés, etc.
Il est suffisant de sélectionner le jour et le collaborateur auquel se réfère l’annotation.
Il est également possible d’effacer de l’archivage historique, les collaborateurs qui sont absents ou qui ont quitté l'entreprise, de manière à ce qu’ils n’apparaissent pas dans les sélections suivantes.
Dans l’archivage historique, les nouvelles données sont ajoutées aux précédentes, de manière à former un fichier unique qu’il sera utile de "nettoyer", passé un certain temps. Ce sont les données les plus anciennes qui sont concernées. Nous avons donc prévu la possibilité d’éliminer des périodes déterminées qui ne sont plus utiles (menu "Eliminer mois/année).
Les données contenues dans l’archivage historique peuvent être imprimées, en faisant appel au menu approprié avec lequel il est possible de sélectionner un type quelconque d’imprimante. Le menu propose deux calendriers, un relatif à la date de début de la sélection et l’autre à celle de fin. Il est aussi possible de sélectionner le ou les collaborateurs intéressés (en cliquant sur le bouton "Tous", tous les noms sont évidemment sélectionnés).
Il est ainsi possible, par exemple, d’imprimer l’horaire de travail mensuel de tous les collaborateurs (pour passer à la comptabilité afin de calculer les appointements) ou bien les jours de présence d’un seul collaborateur, etc.
Pour conclure
Le programme que nous avons mis au point ne peut évidemment pas prévoir toutes les possibilités individuelles.
Retenons toutefois qu’il s’applique à au moins 70 à 80 % des cas, permettant d’améliorer, de manière significative, la gestion du personnel.
Rappelons que ce programme a été réalisé pour pouvoir fonctionner avec les matériels décrits dans les précédents articles et uniquement avec eux.
C'est la raison pour laquelle il est nécessaire de disposer de l’unité de lecture et de l’interface pour le PC pour voir fonctionner correctement le programme (et vice-versa).
Fin.
1ère partie
2ème partie
3ème partie
